Corona: Klinikumsinterner Newsletter sorgt für Information und Transparenz

Um seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die aktuellen Entwicklungen bei der Corona-Pandemie sowie die damit verbundenen Herausforderungen und Maßnahmen auf dem Laufenden zu halten, gab das Uniklinikum Würzburg seit Mitte März nahezu täglich einen E-Mail-Newsletter heraus. Im Folgenden ein Blick auf die Beweggründe und die Akteure hinter diesem aufwändigen Service.

Um die vielfältigen Herausforderungen zu meistern, die die Corona-Pandemie an die Universitätsmedizin stellt, bedarf es einer besonderen Führungsstruktur. Am Uniklinikum Würzburg (UKW) wurde daher Mitte März dieses Jahres die Krankenhauseinsatzleitung (KEL) einberufen. Unter Leitung des Ärztlichen Direktors (ÄD), Prof. Dr. Georg Ertl, kamen nahezu täglich Vertreterinnen und Vertreter aus allen kritischen Bereichen des Klinikums – von Personal über Logistik und Technik bis zu Kommunikation – zu einer ein- bis zweistündigen Lagebesprechung im Hörsaal II des Zentrums für Innere Medizin zusammen oder berieten per Videokonferenz. „Die KEL fällt in kürzester Zeit viele Entscheidungen, die unter Umständen genauso kurzfristig wieder an die sich ändernde Lage angepasst werden müssen“, berichtet Prof. Dr. Ralf-Ingo Ernestus, als Stellv. ÄD auch Stellvertretender Stabsleiter der KEL. Bei deren Bedeutung für alle Bereiche war es von größter Wichtigkeit, dass Entscheidungen der KEL unmittelbar an jede und jeden Beschäftigten des UKW gelangten. Nur auf welchem Weg? „Ganz am Anfang dachten wir, dies würde über das Intranet, zum Beispiel mit dem Infektionshandbuch, am besten möglich sein“, beschreibt Prof. Ernestus und fährt fort: „Allerdings wurde mir sehr schnell klar, dass es hier einen noch direkteren Weg geben sollte. In einer Krise haben die Menschen Sorgen und auch Ängste – sie erwarten daher zu Recht einerseits Führung und Entscheidungen, andererseits aber auch Erklärungen und eine persönliche Ansprache.“ 


Dreiköpfiges Redaktionsteam mit „Gastautoren“

Um diesem hohen Anspruch gerecht zu werden, initiierte er einen täglichen E-Mail-Newsletter, der in 65 Ausgaben die Mitarbeiter/innen des Klinikums und der UKW Service GmbH informiert hat. Um der unterschiedlichen Mediennutzung der Beschäftigten gerecht zu werden, wurde dieser parallel als internes Mailing verschickt und im Intranet veröffentlicht.  Zusammengestellt und redaktionell bearbeitet wurden die Inhalte der Publikation von einem dreiköpfigen Redaktionsteam. Neben Prof. Ernestus waren dies die Gesundheitsmanagement-Studentin Antonia Greger und Charlotte Wiebecke, die Medizintechnik studiert. Auch weitere Mitglieder der KEL erstellten Textvorlagen, die bei Bedarf noch redaktionell angepasst wurden. Insbesondere verfasste Prof. Dr. Ulrich Vogel, der Leiter der Stabsstelle Krankenhaushygiene, zahlreiche Beiträge, die auch im Intranet und im Infektionshandbuch erschienen.


Tagesaktuelle Zahlen und Informationen

Am Beginn jedes Newsletters fand sich eine Zusammenstellung aktueller Zahlen: SARS-CoV-2-Infektionen in Unterfranken, im Landkreis und in der Stadt Würzburg, Anzahl der COVID-19-Patienten am UKW sowie Daten der Virologie. Anschließend wurde über Neuigkeiten, wie Meldungen des Robert Koch-Instituts, staatliche Verfügungen und Verordnungen sowie Pressemitteilungen berichtet. „Dabei versuchten wir, mit entsprechenden Erklärungen – beispielsweise zur Reproduktionszahl oder Entwicklung der Neuinfektionen – die Vielzahl von Informationen möglichst allgemeinverständlich aufzubereiten“, sagt Prof. Ernestus. Auf angemessen breitem Raum stellte der Newsletter die Beschlüsse der KEL dar. Hierzu gehörten Erläuterungen zu neuen Regelungen und Infektionsschutzmaßnahmen am UKW, Angaben zur Dynamik der Patientenzahlen, Einblicke in die Personal- und Materiallage ebenso wie Informationen zur kostenlosen Verpflegung und zum Pflegebonus. Auch der Sicherheitsdienst, die Eingangsbefragungen und die Besucherregelung waren immer wieder wichtige Themen.

Ergänzend zu den entsprechenden Rubriken im Intranet gab der Newsletter Antworten auf häufige Fragen und trug Bitten seitens der KEL weiter, die allgemein beachtet werden sollten. Das Redaktionsteam verknüpfte viele Themen mit weiterführenden Links, so dass die Leser/innen die Informationen weiter vertiefen konnten.


Auch eine Plattform zur Anerkennung der Leistungen 

Neben den Sachthemen war ein besonders wichtiger Punkt der wiederholte Dank an die UKW-Beschäftigten. Gelobt wurden Faktoren wie Arbeitseinsatz, Durchhaltevermögen, Sorgfalt, Teamgeist, Vertrauen, Akzeptanz sowie Geduld und Disziplin bei der Umsetzung aller Maßnahmen. „Die Reaktionen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zeigten, dass gerade der Dank und die persönlichen Worte am Ende jedes Newsletters gut ankamen und Mut machten“, weiß Prof. Ernestus und fährt fort: „Vor allem schätzten unsere Beschäftigten aber die direkte, zeitnahe und transparente Information.“


Die „neue Normalität“

Seit Anfang Juni 2020 treffen sich die Mitglieder der KEL nicht mehr zwingend jede Woche, jedoch weiterhin je nach Lage und Bedarf. Daher ging der regelmäßige Newsletter am Pfingstsamstag mit der 65. Ausgabe in den „vorläufigen Ruhestand“ - dies auch als ein Zeichen der „neuen Normalität“. Aus den vielen positiven Rückmeldungen der Mitarbeiter/innen des Klinikums hat der Vorstand aber die Konsequenz gezogen, mit der Wiederaufnahme des bereits 2019 schon einmal ins Leben gerufenen Newsletters „Auf den Punkt gebracht“ die kontinuierliche Information aller Beschäftigten des UKW fortzusetzen. Die Redaktion mit Rita Börste und Angela Pabst von der Stabsstelle Kommunikation sowie Herrn Prof. Ernestus und bei Bedarf Frau Wiebecke trägt alle wichtigen Fakten und Beschlüsse im Rahmen der SARS-CoV-2-Pandemie, zusätzlich aber auch weitere Informationen aus dem Vorstand des Klinikums zusammen. Dieser Newsletter erscheint bis auf Weiteres am Ende jeder Woche.

 

Bild: Das Redaktionsteam des KEL-Newsletters am Uniklinikum Würzburg: Prof. Dr. Ralf-Ingo Ernestus sowie die Studentinnen Antonia Greger (links) und Charlotte Wiebecke. Bild: Margot Rössler, Uniklinikum Würzburg