Häufig gestellte Fragen und Antworten

Die ibdw lagert Proben aus Studien ein, aber auch sogenannte Fakultätsproben. Dies sind Proben, die mittels Broad Consent gesammelt wurden. Was bedeutet das für Ihre Arbeit als Forscherin und Forscher? Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen, Dokumente und weitere Hinweise, wie Ihnen die Biobank bei Ihren Forschungen helfen kann.

Allgemeines

Was ist der Broad Consent der Medizinischen Fakultät der Universität Würzburg?

Der Broad Consent ist ein Einwilligungsverfahren, das eine Probensammlung für Forschungen im medizinischen Kontext mit langfristiger Lagerdauer ermöglicht, ohne dabei an konkrete Forschungszwecke gebunden zu sein.

Was sind Fakultätsproben (= Broad Consent-Proben)?

Fakultätsproben sind Biomaterialproben, die mithilfe des Broad Consent gesammelt wurden. Sie dienen keinem vorher festgelegten Forschungszweck und können, unter bestimmten Voraussetzungen, weltweit für Forschungen genutzt werden. Eigentümerin dieser Proben ist die Medizinische Fakultät der Universität Würzburg.

Ein Standard-Probenset des Broad Consent umfasst
2  Probenröhrchen Serum à 4,7ml
1  Probenröhrchen EDTA à 2,8 ml
1  Probenröhrchen Spontanurin.

Die Fakultätsproben werden mit von der ibdw vorgefertigten Etiketten versehen.

Was sind Studienproben?

Studienproben sind alle Proben, die mittels einer projektspezifischen Einwilligungserklärung gewonnen werden. Probenumfang und Lagerdauer werden durch die Projektbeschreibung festgelegt. Eigentümer der Proben ist die jeweilige Projektleiterin oder der jeweilige Projektleiter.
Studienproben erhalten spezielle Etiketten, die in Abstimmung mit der Projektleitung von der ibdw angefertigt werden.

Wo wird das gespendete Material in der ibdw gelagert?

Gespendete Biomaterialproben werden an zwei Standorten aufbewahrt:
Im Gebäude A8 der Biobank ibdw lagern flüssige Probenmaterialien in automatisierten Kühllagern bei -80 Grad Celsius sowie in Spezialgefäßen über der Gasphase von Flüssigstickstoff bei -160 Grad Celsius. Fresh-Frozen-Gewebe lagert in Gefrierschränken unter fachlicher Aufsicht des Pathologischen Instituts in der Nähe der Operationssäle. Durch die verschiedenen Lagerorte der Proben in der ibdw unterscheidet sich die Anlieferung von flüssigen und festen Materialien.

Wie sind die Annahmezeiten für flüssige Proben?

Montag bis Donnerstag von 7:30 - 16:00 Uhr
Freitags von 7:30 - 14:00 Uhr.

An Feiertagen nimmt die ibdw keine Proben an.
Proben, die außerhalb der Annahmezeiten generiert werden, verfallen.

Wo bekomme ich Röhrchen für die Probeneinsendung?

Blutentnahme-Röhrchen der ibdw, Barcodes und Probentüten sind als Standardartikel über das Zentral-Lager bestellbar.

Was muss ich bei der Einlieferung von festen Gewebeproben beachten?

Die Entnahmeprozedur orientiert sich an den vorhandenen Workflows Ihrer Klinik mithilfe des pathohistologischen Antrags.
Der Transport von Gewebe zum ZOM-Schnellschnittlabor oder zum Patho-Haupthaus folgt klinikeigenen Standards.

Die Annahmezeiten für Probenannahme am Institut für Pathologie sind:
Montag bis Freitag: 7:00 - 16:00 Uhr
(Ausnahme: Ankündigung von Schnellschnitten)

An Feiertagen werden keine Proben angenommen. Proben, die außerhalb der Annahmezeiten generiert werden, verfallen.

Die Annahmezeiten am Schnellschnittlabor sind:
ZOM: Montag bis Freitag: 9:00 - 14:30 Uhr.
An Feiertagen werden keine Proben angenommen.

Wie erfahre ich, welches Broad Consent-Material in der ibdw eingelagert ist?

Bitte schicken Sie eine formlose Anfrage hinsichtlich des Bestandes an die ibdw-Geschäftsstelle unter ibdw@ ukw.de.

In welcher Form werden flüssige Broad Consent-Materialien herausgegeben?

Durch das Aliquotieren vor dem Einfrieren existieren pro Broad Consent-Patientenfall in der Regel sechs Proben Serum und Vollblut, je 350µl ~ 2ml wahlweise auf Trockeneis oder Raumtemperatur.

In welcher Form werden Gewebeproben herausgegeben?

Aus jeweils 1cm³ Fresh-Frozen-Gewebe werden Schnitte angefertigt, die nach Kundenwunsch verpackt und versendet werden. Gewebe wird in Blöcken von maximal 2 Zentimeter eingelagert. Bei der Herausgabe werden von diesen Gewebe-Blöcken Schnitte nach Kundenwunsch, mindestens jedoch 5µm, hergestellt. Diese werden auf Objektträger aufgezogen oder in Eppendorf-Röhrchen mit 2D-Barcodes verpackt.

Wie wird der Transport herausgegebener Proben innerhalb des UKW durchgeführt?

Die Proben werden in Abstimmung mit den Antragstellerinnen und Antragstellern zur Abholung bereitgestellt. Nach Vereinbarung kann auch ein Transport organisiert werden.

Kann ich in der ibdw eigene Probensammlungen anlegen?

Sie können in der ibdw eigene Probensammlungen anlegen, beispielsweise im Rahmen einer Studie oder eines Projektes. Unter dem Abschnitt „Forschen mit Studienproben“ haben wir weitere Informationen für Sie bereitgestellt.

Welche weiteren Dienstleistungen bietet die ibdw neben Ein- und Auslagerung des Probenmaterials an?

Momentan bietet die ibdw folgende Dienstleistungen an:

  • DNA-Extraktion
  • Probenvorbereitung für Messung im Zentrallabor

Darf ich Probenmaterial und Daten, die ich aus der ibdw bezogen habe, an Dritte weitergeben (etwa an Industriepartner oder an Unternehmen)?

Nein. Probenmaterial und Daten dürfen nur an vorher im Nutzungsantrag beschriebene und festgelegte Partner weitergeleitet werden.

Können Proben und Daten aus der ibdw in internationalen Projekten (zum Beispiel außerhalb der EU) verwendet werden?

Ja, wenn die Patientinnen und Patienten vorher gemäß der DSGVO §48a für einen weltweiten Transfer des Probenmaterials eingewilligt haben. Der Einwilligungsstatus ist in der ibdw dokumentiert.

Darf ich Proben oder Daten verkaufen, die ich aus der ibdw erhalten habe?

Nein. Ein Verkauf von Proben, die Sie aus der ibdw erhalten haben, ist nicht erlaubt.

Was muss ich bei Publikationen beachten, die unter Verwendung von Daten und Proben der ibdw entstanden sind?

Die ibdw ist bei allen Publikationen, die unter Verwendung der von der ibdw zu Verfügung gestellten Proben und dazugehöriger Daten entstehen, zu berücksichtigen.

Zitation:

Geiger, J, Both, S, Kircher, S, Neumann, M, Rosenwald, A and Jahns, R. (2018) Hospital-integrated Biobanking as a Service – The Interdisciplinary Bank of Biomaterials and Data Wuerzburg (ibdw). Open Journal of Bioresources 5:6.
DOI: https://doi.org/10.5334/ojb.38

Müssen Forschungsergebnisse, die mit Fakultätsproben oder Datenmaterial der ibdw erzielt wurden, an die ibdw zurückgemeldet werden?

Forschungsergebnisse, wie publizierte Paper, Poster und ähnliche Publikationen, die unter Nutzung von ibdw-Daten und -Proben entstehen, müssen an die ibdw zurückgemeldet werden. Diese können dann von der ibdw aus Gründen der Transparenz gegenüber Forschenden, Patientinnen und Patienten sowie Spenderinnen und Spendern auf der Webseite der ibdw veröffentlicht werden.
Bitte senden Sie Ihre Einsendungen an folgende Kontaktadresse: ibdw@ ukw.de

Bietet die ibdw Schulungen an?

Alle Probeneinsendenden und Projektleitenden erhalten von der ibdw umfangreiche und individuell abgestimmte Schulungen. Dazu zählen:

  • Einwilligungsmanagement
  • Probenregistrierung
  • Probenversand
  • SAP und Lauris-Schulung

Wie kann ich die ibdw kontaktieren?

ibdw-Geschäftsstelle (+49 931 201-47001)
Flüssigproben (+49 931 201-46237)
Gewebeproben (+49 931 201-47416)

Fragen zur Forschung mit Broad Consent-Material (Fakultätsproben)

Wie kann ich Probenmaterial aus der ibdw für meine Forschungen beziehen?

Wir haben den Ablauf für die Nutzung spezifischer Proben aus dem Proben-Pool der Fakultät in einem übersichtlichen Diagramm dargestellt. Werden Proben für eine Studiensammlung benötigt, werden diese bei der ibdw reserviert und mit Beginn der Studie bei der ibdw bestellt. Innerhalb von maximal 14 Tagen werden diese Proben von der ibdw ausgelagert. Der Versand erfolgt ebenfalls durch die ibdw oder die Bestellerin oder der Besteller holt die Proben direkt ab. Im Anschluss daran erstellt die ibdw die Rechnung für die benötigten Proben und den Versand. Bei Broad Consent-Proben ist der Ablauf aufwendiger. Zunächst wird eine Bestandsabfrage für die benötigten Proben an die Geschäftsstelle der ibdw gerichtet. Zugleich muss das Nutzungsformular der ibdw ausgefüllt werden. Damit wird erklärt, ob es sich um eine pseudonyme oder um eine anonyme Probe handelt. Bei einer pseudonymen Probe muss ein Ethik-Antrag sowie ein Studienprotokoll abgegeben werden. Für eine anonyme Probe ist die Unbedenklichkeitserklärung der Ethikkommission sowie eine Kurzbeschreibung des Projekts erforderlich. Dann prüft die ibdw den Probenbestand und die Antragsunterlagen. Entsprechen diese den Vorgaben und bestehen keine Einwände seitens der Ethikkommission erteilt die Leitung der ibdw die Freigabe. Innerhalb der darauffolgenden vier Wochen wird der Antrag durch das Use & Access-Committee der ibdw geprüft. Wird auch von dieser Seite die Freigabe erteilt, lagert die ibdw die beantragten Proben innerhalb von maximal 14 Tagen aus. Das weitere Procedere entspricht dann dem Ablauf bei Studienproben.

Ist die Einlagerung, Bereitstellung und Aufbewahrung von Fakultätsproben in der ibdw mit Kosten verbunden?

Für Proben, die im Rahmen des Broad Consent gesammelt werden, fallen für die einsendende Person keine Kosten an. Die Bereitstellung der Proben ist mit Kosten verbunden. Weitere Informationen zu den jeweiligen Kosten erhalten Sie bei der Geschäftsstelle der ibdw (Telefon: + 49 931 201-47001 oder per E-Mail: ibdw@ ukw.de).

Bei meiner Forschung mit Fakultätsproben habe ich einen Zufallsbefund gemacht, der den Betreffenden mitgeteilt werden sollte. Wie gehe ich vor?

Die Verknüpfung von Personendaten und Fakultätsproben kann nur durch die Stabsstelle für Datenschutz an der Universitätsklinik vorgenommen werden. Wenden Sie sich in diesem Falle bitte an die ibdw unter ibdw@ ukw.de.

Patientinnen und Patienten kontaktieren mich und wollen Forschungsergebnisse erfragen, für die sie ihre Proben oder Daten zur Verfügung gestellt haben. Welche Informationen kann ich geben?

Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an die ibdw unter ibdw@ ukw.de.

Fragen zur Forschung mit Studienproben

Ich möchte im Rahmen einer Studie Biomaterialproben in der ibdw einlagern. Was muss ich tun?

Wir beraten Sie gerne bei der Konzeption der Probeneinlagerung im Rahmen einer Studie. Bitte wenden Sie sich an unsere Geschäftsstelle unter ibdw@ ukw.de.

Wie kann ich mein eingelagertes Studien-Probenmaterial aus der ibdw beziehen?

Wir haben den Ablauf für den Bezug von studienspezifischen Proben in einem übersichtlichen Diagramm dargestellt.

Ist die Einlagerung, Bereitstellung und Aufbewahrung von Studienproben in der ibdw mit Kosten verbunden?

Für Proben, die im Rahmen einer Studie in der ibdw gelagert werden, fallen Kosten für Einlagerung, Lagerung und Bereitstellung an. Über die Höhe dieser Kosten informiert Sie die Geschäftsstelle der ibdw (ibdw@ ukw.de).

Bei meiner Forschung mit Fakultätsproben habe ich einen Zufallsbefund gemacht, der Patientinnen und Patienten oder Spenderinnen und Spendern mitgeteilt werden sollte. Wie gehe ich vor?

Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an die ibdw unter ibdw@ ukw.de.

Patientinnen und Patienten oder Spenderinnen und Spender kontaktieren mich und wollen Forschungsergebnisse erfragen, für die sie ihre Proben oder Daten zur Verfügung gestellt haben. Welche Informationen kann ich geben?

Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an die ibdw unter ibdw@ ukw.de.

Ansprechpartner

Portraitfoto von Prof. Dr. Roland Jahns

Prof. Dr.
Roland Jahns

Direktor der ibdw

+49 931 201-47001

Kontakt, Öffnungszeiten

Annahmezeiten für Proben

Annahmezeiten für Flüssigproben in der ibdw / Haus A8
Montag bis Donnerstag:
07:30 Uhr bis 16:30 Uhr
Freitag:
07:30 Uhr bis 14:30 Uhr

Annahmezeiten am Institut für Pathologie
Montag bis Freitag:
07:00 Uhr bis 16:00 Uhr

Annahmezeiten am Schnellschnittlabor (ZOM)
Montag bis Freitag:
09:00 Uhr bis 14:30 Uhr


An Feiertagen werden in der ibdw, dem Institut für Pathologie und am Schnellschnittlabor (ZOM) keine Proben angenommen.

Telefon

+49 931 201-47001
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

E-Mail

ibdw@ ukw.de

Geschäftsstelle

Fax

+49 931 201-647000


Anschrift

Interdisziplinäre Biomaterial- und Datenbank Würzburg (ibdw) | Straubmühlweg 2a | Haus A9 | 97078 Würzburg | Deutschland

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